代表の前川郁子です。
外国人の方の相続手続きをされない一般の司法書士さんであれば、表題の「外国人登録原票」を請求されたり、目にされたことがない人が多いかもしれません。
それに対し、在日韓国人の方の相続に特化したわたしのような司法書士にとっては、日常的に請求している書類であり、これが発行されなければ、韓国の書類を請求することができなかったり、登記申請ができなかったりする外国籍の方が関わる相続手続きに非常に重要な書類なのです。
通常であれば、請求から２週間～４週間程度で発行されていたこの書類。
かかっても、１～２か月の間には届いていた。
ところが、この２．３か月ぐらい前から、本当本当に急に発行までの時間が遅くなり、管理状態がひどいものになっているという破滅的状況になっています。
まず、何よりも改善すべきなところは
「電話が全くつながらない」
という点。
まず、毎日何回かかけても、呼び鈴がなるレベルまでいかない。
通話中の表示で、終了。
そんな中、今日は、珍しく呼び鈴がなってアナウンスが流れたので、いつかは繋がるだろうと待つこと２０分・・・。
つながりませんでした。
むしろ、変な期待をさせないでほしかった。
現在、４．５件の請求中の案件があります。
そのうち一つは、既に３か月前に請求した件です。
その３か月前に請求した件については、不足書類の連絡があったため、連絡があった即日に郵送。
手続きは進んでいるものと思っておりました。
ところが、請求から２か月を過ぎてから、
「お願いしていた不足書類が来ていないのではないか？」
という電話がかかってきて、私も日々忙しくさせて頂いているため、すぐには思い出せず、一旦電話を切り、再度電話をもらえるよう伝え、過去の記録を調べるとやはり即日対応している。
そして、もう一度かかってきていた電話で、きちんと送ったと伝えると、
「届いてました・・・」
おいおいっ！
「なるべく早く発行してくださいね」
と伝えて切ると、ほどなくまた電話がかかってきて、今度は、
「レターパックの値上がり分の切手が入っていない」
と言う。
こちらの記録ではきちんと送付しているはず。
「再度確認して電話して」と伝えると、
すぐかかってきて
「ありました・・・」
ほんま、どんな管理をしているんや！
そんな管理してたら、スムーズに進む手続きも停滞してそりゃあこうなるわな
と、変に納得してしまった。
係に何人の人がいて業務に携わっているかは不明ですが、それほど多くの人ではなさそうと何となく感じています。
それは、今までの経験の中、追加送付書類の連絡が入った時の担当者の人が、別件でも頻繁にかぶっていたので、それほどの大人数では処理していないという印象でした。
もし、そうなら、今いる担当している人の能力によって、早くも遅くもなるし、人数が少なければ少ないほど、その人達が仕事ができる人かどうかが、大きく全体の業務に影響し、できない人の比率が一時的でも増えれば、支障が出る状態にはすぐに陥るはず。
今は、そういった状況になっているのだと想像できます。
少ない人数でも、できる人の集団であれば、おそらく業務は滞らなかったのではないか。
上のように、こちらとして用意すべき書類は、すべてきちんとそろって発行可能な状態であるのに、きちんと確認もせず、管理も判断もせずに、何度も無駄な電話をかけているようでは、本当にしなければいけない業務まで手が回らないのは当然で・・・。
それに、無駄な電話をかけまくるため、必要な電話を受けることもできない状況ではないのか。
公的機関なので、いくら何でも、WEBサイトで公表している問い合わせ電話番号に全くつながらないという状況は、早急に回避すべきだと思います。
処理に時間がかかるのは、理解はできても、こちらから連絡手段がないことだけはなんとかしていただきたいです。
ちなみに上の案件はまだ発行されていません。すぐに処理します、と言っていましたが、上記のような仕事の進め方の人のいうことをもはや信用することはできません。
同時に請求した残りの二件は２週間ほど前にもう届いており、その後に請求した数件もすでに届いている。
これはもう、
「電話ください」
という手紙を郵送で送らないといけないのかな、と本気で考えています。
これだけ通信手段の進歩した時代に、くろやぎさん、しろやぎさん、
みたいなことしないといけないなんて、とほほ・・・
って感じです。
ご依頼者の手続きは、一日も早く無事完了して、安心していただきたい。
その思いで、毎日がんばっていますが、
こんな感じで、自分の力ではどうしようもないことが時には起こります。
これだけは、神頼みしかないでしょうか。
今日は少しぐちっぽくなってしまいましたが、ご容赦くださいませ。