大阪市福島区 悠里司法書士・行政書士事務所
代表の前川です。
許認可申請や、その他の会社などの手続きで、提出書類に
「定款」
が含まれることがあります。
設立後、間もない会社で、何も定款を変更していない場合は設立時に作成した公証役場の認証済みの定款の謄本をそのまま使えば問題ありません。
その後、数年経って、目的や、会社の名前やその他、定款の内容を変更した場合（具体的には株主総会で変更しますが、実際には中小企業では、議事録等の書類作成、押印のみとなる場合も多い）には、原始定款（設立のときに公証役場の認証を受けた定款）はそのままでは、使えません。
変更した部分を、適宜修正して、修正後の定款を提出すればよいだけです。
提出先の手続きによっては、最後に、
「上記は、当会社の現行定款に相違ありません」
など代表者の記名押印などをする必要がある場合や、押印などなくてそのままでもいける手続きなどさまざまですので、それは個々に確認していただければよいと思います。
原始定款しか手元にない場合は、適宜原始定款をコピーしたものに、変更した部分だけうまく修正したものを張り付けてさらにコピーし、原本として使ってもいいと思います。一番手間がかからない方法です。※最悪、修正テープして、手書き修正したものをコピーして原本として出しても、大抵は通ると思います。
もちろん、ワードベースがなければ、一旦ワードで作成しておけばその後修正は可能で、その都度修正して管理していけばよいだけです。
実務上は、各法人さんで管理されていることは少なく、原始定款と変更の際の議事録しか残していないということも多いです。
ただし、定款の提出を求められる手続きでは、上記のように、きちんと修正箇所は修正した形を原本として提出することが必要な場合がほとんどです。：