この仕事をしていますと、本当に様々な方と色々な手段でコミュニケーションを取ります。
電話、メール、FAX、手紙・・・・・。
基本的には、電話とメールで手続きを進めることが多い。
たまに自分が、お客の立場になってメールでのやり取りなどをする場合に、
「これは残念だな～」
と思う対応の場合に当たります。
わたしが考えるメールの鉄則は、
「なるべく、相手が一度でこちらが聞きたい内容を伝えられるようにする」
こと。
具体的には、
引き出したい情報をもらう理由を簡単に説明を付します。
どうして、その情報が必要かが少しでも分かれば、こちらが必要としている情報が出てきやすいです。
あとは、その返答によって、さらに質問が出てくる場合には、
その答えがノーであったとき、イェスであったとき、などその答えの内容がどちらであった場合でも、次の質問が分かるように、ケース別に選択肢を伝えるようにしています。
さらに、いくつも質問があるときには、必ず、番号を付します。
ひとつひとつに対して、返答忘れがないかを聞かれた人も分かりやすいようにします。
また、必要な情報を引き出すために具体的に聞きます。
例えば、
「〇〇したのはいつですか？」
と聞かれたら、どう答えていいのか分かりません。
「今日」と答えたらいいのか、「令和１年５月２７日」と答えたらいいのか、「午前中」なのか・・・・
「〇〇したのは、何年何月ですか？」 「（ ） 年 （ ） 月」 相手によっては答えの欄も作成したりします。※年と月までの情報が必要な場合
「〇〇の書類が発行される場合は、〇〇して下さい。」
「発行されない場合は、〇〇と方法を取ります。」
「この情報は、ご本人の収入の安定性を証明するために必要です」
など。
もちろん、相手によって、内容はがらりと変えます。
自分と同じぐらい書類手続きに強い専門家レベルなら、少し説明すればすべて伝わりますので、端的に質問だけ送るときもある。
全く不慣れな方には、何度もやり取りが発生しても一度のメールを短くし、ひとつずつの情報を根気強くやり取りする場合もある。
自分自身が普段から、どうやったらご依頼者の負担を最小限にできるかを毎日毎日研究している立場の人間なので、逆に客の立場になったときには、結構不満を感じちゃいます。
でも、そこまで求めるのは、無理ってことも分かっているので、いつも
「とほほ・・・」
と思うだけですが・・・。
と言っても、自分もまだまだで、上には上がある。
日々勉強勉強です。
悠里司法書士・行政書士事務所（大阪市福島区） 代表 司法書士・行政書士まえかわいくこ